En un mundo en el que actualmente la falta de credibilidad y confianza en las Instituciones públicas, gobiernos y gobernantes está muy presente, se hace necesario reforzar la transparencia y facilitar la comunicación de la ciudadanía con la Administración. El surgimiento de las redes sociales y los cambios tecnológicos están impulsando una mayor participación en la mejora de estas cuestiones, sin embargo, los datos y encuestas actuales nos hacen ver que hay que seguir trabajando por recortar distancias y estar mas cerca de lograr este objetivo de modo que la esencia de la administración no pierda fuerza.
Aunque el comunicar y publicitar información relevante, dentro de los servicios públicos que ofrecen, forma parte de sus obligaciones, no siempre es fácil hacerlo desde una perspectiva clara, directa, transparente y que sea fácilmente entendible por la ciudadanía. Esta comunicación supone un vehículo y un pilar básico para las instituciones que buscan de alguna forma promocionar, dar credibilidad a sus proyectos y dejar constancia de un programa de buenas prácticas y políticas eficientes.
El desarrollo de este proyecto comunicativo supone un reto para las administraciones públicas ya que deben contar de forma planificada todas sus actividades para dar paso a una comunicación política y de calidad. En definitiva, es la comunicación política e institucional la que hace posible el acercamiento de la Administración a la sociedad. Además, ayuda a conseguir las metas y objetivos marcados, enfoca el trabajo diario, ayuda a marcar prioridades, provee de un sentido de orden y control, evita visiones reactivas y protege ante cambios de última hora.
Los departamentos de comunicación velan por dar respuesta a muchas de las cuestiones de la ciudadanía, y deben hacerlo de forma multidireccional, es decir, desde la información institucional, relación con los medios, atención ciudadana y comunicación interna.
Crear una identidad visual corporativa, crear un plan de marketing adecuado, campañas de publicidad, actos públicos, una buena gestión web y de las consultas ciudadanas, así como reforzar la comunicación interna y formación de sus trabajadores, son alguna de las herramientas que ayudarán a las Instituciones a lograr el objetivo de transparencia y claridad buscado.
Este plan comunicativo debe ser estratégico, flexible e integral, con una duración determinada y generalmente breve para lograr un mejor seguimiento del mismo.
Pero, ¿ cuáles son las claves del éxito de un plan de comunicación? ¿Qué determinará la eficacia comunicacional? Dado que es preciso tener en cuenta diferentes aspectos, la administración debe operar en cuatro grandes apartados: diagnóstico, estrategia, acciones y control.
En primer lugar, conviene saber cuál es el contexto y situación del entorno institucional, conocer los objetivos del proyecto, el publico al que nos dirigimos, el mensaje, la estrategia, qué acciones de comunicación se llevarán a cabo, en qué momento se van a realizar, cual es el presupuesto con el que cuentan y, lo más importante, llevar un control y seguimiento del plan para evaluar los resultados del éste.
Conseguir credibilidad en la comunicación a través de un mensaje y que este sea entendido es primordial en el desarrollo de la comunicación pública. Es necesario tener claro el mensaje principal que se va a comunicar, procurando la exactitud en su concreción, concentrando las ideas para evitar la dispersión comunicativa y tener siempre como perspectiva que el mensaje más eficaz es el más cercano a la ciudadanía.
Es necesario utilizar un lenguaje y un tono apropiado al público al que se dirige el mensaje. En muchos casos resulta incomprensible para la ciudadanía la información que se transmite y por ello se debe procurar la sencillez y hablar el mismo lenguaje que utiliza el público. En el caso de los medios, también se ha de adaptar el mensaje que se va a trasladar.
Las acciones de comunicación han de servir para divulgar el plan de comunicación y, por tanto, el mensaje concreto que se quiere comunicar, y se definirán a corto, medio y largo plazo. El desarrollo y la planificación de las acciones estarán marcados por la agenda de la Administración, por las leyes, por el sistema político en general y por las demandas y necesidades sociales.
Todo ello, unido a una buena planificación, control de gastos y seguimiento, nos proporcionará información de base para futuras acciones de comunicación y hará que el plan de comunicación alcance el objetivo marcado.
Ahora que ya conoces como pueden las administraciones comunicar de manera eficiente sus proyectos, programas y actividades, desde NUTCO, queremos ayudar a todas esas instituciones a realizar las gestiones que necesiten prestándoles soluciones rápidas y eficaces, así como asistencia técnica, a través de grandes profesionales especializados en la materia.
