En muchas ocasiones, las empresas tienen la posibilidad de trabajar para una administración pública pero, a la hora de emitir la factura, no saben muy bien cómo hacerlo.
Lo primero que debemos tener en cuenta es que, desde hace ya varios años y conforme al artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, todas las facturas que se dirijan por parte de una sociedad anónima o limitada a una Administración Pública deben ser emitidas de forma electrónica. Sin embargo, muchas Administraciones Públicas, y entre ellas la Administración General del Estado, han exonerado de esta obligación a las facturas de hasta 5.000 euros, aunque deben admitirlas si las enviamos de este modo.
Por otro lado, algunas entidades del Sector Público no están obligadas a admitir facturas electrónicas (entidades públicas empresariales estatales y organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales, sociedades mercantiles y fundaciones públicas estatales, autonómicas y locales), por lo que, si es la primera vez que se factura a un organismo público, resulta interesante preguntar a nuestro cliente administración cómo hemos de hacerlo.
¿Cómo hago una factura electrónica para la Administración Pública?
Para crear una factura electrónica se necesita un programa informático que genere las facturas en formato Facturae, que es el lenguaje informático que reconoce la Administración. Además, deben estar firmadas electrónicamente y hay que indicar los datos de la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora, para que llegue correctamente a su destino. Estos datos se los tendremos que solicitar a la administración con la que estemos trabajando, ya que cada organismo tiene los suyos.
Si tenemos un programa informático para generar facturas, debemos asegurarnos de que puede crear facturas con este formato. Si no, el Ministerio de Industria, Energía y Turismo ofrece un programa informático gratuito que permite elaborar las facturas cumpliendo con todos los requisitos, si bien no es un programa muy intuitivo en su utilización:
https://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/descarga-aplicacion-escritorio.aspx
¿Cómo envío una factura electrónica a la Administración Pública?
Una vez generadas con los requisitos comentados, las facturas electrónicas se enviarán a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas de la administración correspondiente. Por ejemplo, el de la Administración General del Estado se denomina FACe (www.face.gob.es), pero hay Comunidades Autónomas que disponen del suyo propio y administraciones como ayuntamientos, diputaciones, etc. han optado por adherirse a FACe o al de su Comunidad Autónoma. En la página de FACe se puede comprobar si la administración se encuentra adherida a este punto de entrada.
Para poder enviar la factura electrónica, necesitamos disponer de conexión a Internet, ya que el envío se realiza:
- a través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas.
- mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.
En estos puntos generales de entrada, también podremos conocer el estado de tramitación de las facturas y, así, conocer en qué parte del proceso se encuentran hasta que llegue el momento del pago.
Como se desprende de lo expuesto, la emisión de facturas de forma electrónica a las administraciones conlleva numerosas ventajas para la empresa, como pueden ser: la reducción de papel y costes de envío, la optimización de la tesorería y la obtención de información en tiempo real. Sin embargo, es cierto que, aunque ya hace varios años que se implantó esta obligación, a algunas empresas todavía les cuesta entender un procedimiento que puede resultar verdaderamente farragoso cuando se realiza por primera vez.
